De verschillende wijzen waarop wordt getoetst en waarop wordt getoetst staan beschreven in de Bestuursregel KBvG Kwaliteitstoets (Bestuursregel KBvG Kwaliteitstoets vanaf 1 november 2024). In de bijlage van die bestuursregel zijn onder meer opgenomen de richtlijn voor de externe auditor, waarin staat beschreven waarop en hoe moet worden getoetst, en een document waarmee de auditor kan vaststellen van welke categorie organisatie sprake is. Kleine organisaties kunnen bijvoorbeeld op specifieke normen toe met minder maatregelen dan kantoren met een meer complexe bedrijfsvoering. Om de auditor handvatten te geven om rekening te houden met deze verschillen zijn er drie (complexiteits-) categorieën gedefinieerd. Deze lopen van A (minder complex, kleine) kantoren naar C (grote, complexe organisaties).
Zelfevaluatie
De kwaliteitstoets vindt in reguliere situaties eenmaal per drie jaar plaats. Uitzonderingen op deze termijn zijn vastgelegd in de bestuursregel. Iedere kwaliteitstoets wordt voorafgegaan door een zelfevaluatie door het gerechtsdeurwaarderskantoor. Deze zelfevaluatie dient vooraf aan de auditor beschikbaar te worden gesteld. In de periode van drie jaar tussen de toetsingen wordt de gerechtsdeurwaarder gevraagd om de zelfevaluatie te actualiseren. Deze tussentijdse zelfevaluatie is verplicht. In de kwaliteitstoets beoordeelt de auditor of de tussentijdse evaluatie is uitgevoerd. Het doel van de zelfevaluatie is enerzijds een extra sturingsinstrument voor de gerechtsdeurwaarder en anderzijds als een toetsinstrument voor de auditor in de kwaliteitstoets. In het Model Zelfevaluatie is meer informatie opgenomen over de zelfevaluatie en waarop geëvalueerd moet worden.
Toetsing door auditor
Volgens artikel 57a, eerste lid, tweede zin van de Gerechtsdeurwaarderswet wijst het bestuur deskundigen aan die de kwaliteitstoetsen verrichten (lijst met erkende auditoren). Die deskundigen zijn de auditoren. De auditor is onafhankelijk ten aanzien van degene die beoordeeld wordt. Dit draagt bij aan de betrouwbaarheid van het toetsingsverslag als objectieve weergave van de werkelijkheid.
De auditor voert de audit risicogericht uit. De kwaliteitstoets betreft de beoordeling of de naleving van de kwaliteitsnormen is geborgd of een punt van zorg is. In het Model Toetsingsverslag zijn de kwaliteitsnormen nader uitgewerkt in elementen. In het toetsingsverslag dat de auditor maakt naar aanleiding van een audit, wordt precies aangetekend van welk element van een kwaliteitsnorm de werking ontbreekt of een punt van zorg is. Als de werking van een element ontbreekt, wordt de norm niet nageleefd. Bij het beoordelen van de werking van elementen wordt niet uitsluitend naar de administratieve organisatie of interne controle-processen en andere beschrijvingen en protocollen gekeken. De beoordeling hangt ook af van de mate van toepassing van deze processen in de praktijk. Anders gezegd, het bestaan van een element op papier is niet maatgevend voor de mate van naleving van de norm.
Het bestuur beoordeelt het toetsingsverslag. De beoordeling kan op vier manieren uitvallen: positief, positief met voorwaarden, positief met kortere geldigheidsduur of het weigeren van een positief toetsingsverslag (weigeringsbeschikking). Het besluit van het bestuur over de vaststelling van het toetsingsverslag aan de gerechtsdeurwaarder kwalificeert als een beschikking in de zin van de Algemene wet bestuursrecht. Een positief toetsingsverslag is in beginsel drie jaar geldig.
